Après la connexion à l'interface d'administration (à l'adresse NOMSITE/Administration), le menu suivant apparaît :

• Nouvelles inscriptions
• Utilisateurs validés, comptes ouverts
• Tous les utilisateurs validés
• Génération du site
• Accès au site

Nouvelles inscriptions permet de valider les inscriptions au site de formation. Utilisateurs validés, comptes ouverts et Tous les utilisateurs validés permettent de gérer les comptes des utilisateurs. Génération du site permet de générer le site de formation (pour les étudiants et pour les tuteurs) et le site public. Accès au site permet de se connecter au site de formation, par exemple pour voir les lectures des étudiants.

Les champs suivants sont affichés pour chaque demande d'inscription :

• Nom d'utilisateur
• Nom de famille
• Prénom
• Email
• Fonction

L'action de suppression est proposée pour effacer rapidement certaines demandes.

Pour valider une demande d'inscription, il faut :

• cliquer sur lien sur le nom d'utilisateur
• s'il s'agit d'un étudiant, lui assigner un tuteur (la liste des tuteurs est proposée dans un menu)
• cocher la case "Valide"
• cliquer sur le bouton "Enregistrer les champs"

La validation d'une inscription est bien sûr aussi l'occasion de vérifier les champs, et en particulier l'adresse mail qui est fondamentale.

Quand une inscription est validée, un mail est envoyé à l'utilisateur pour le prévenir. S'il s'agit d'un étudiant avec un tuteur, un autre mail est envoyé au tuteur avec l'identification de l'étudiant. Il est possible d'assigner un tuteur après la validation, mais dans ce cas aucun mail n'est envoyé au tuteur.

Champs :

• Nom d'utilisateur: seules les lettres minuscules sans accent et les chiffres sont autorisés dans le nom d'utilisateur.
• Nom de famille
• Prénom
• Mot de passe
• Email
• Fonction; valeurs possibles : étudiant, tuteur, supertuteur (même chose que tuteur mais avec accès aux informations de tous les étudiants), auteur (comme un tuteur mais n'est pas proposé dans la liste des tuteurs), administrateur (accès à l'interface d'administration), système (tous les droits)
• Naissance: date de naissance au format AAAA-MM-JJ
• Formation: code de la formation
• Niveau (inutilisé par défaut) (scientifique, non scientifique)
• Modules (inutilisé par défaut): modules suivis par un étudiant
• Matière (inutilisé par défaut): matière enseignée, pour la formation des maîtres
• Classe (inutilisé par défaut): classe enseignée, pour la formation des maîtres
• Date inscription: date d'envoi de l'inscription au format AAAA-MM-JJ
• Date fermeture: date de fermeture du compte au format AAAA-MM-JJ s'il est fermé. Vide si le compte est ouvert. Une méthode pour fermer un compte consiste à mettre la date du jour dans ce champ.
• Tuteur: l'interface liste les tuteurs pour faciliter la sélection
• Centre: centre de formation (inutilisé par défaut)
• Valide: coché si l'inscription a été validée. Un moyen de renvoyer les mails de validation consiste à décocher la case valide, enregistrer les champs, recocher la case et réenregistrer.

Coordonnées de l'utilisateur :

• Rue
• Code postal
• Ville
• Pays
• Téléphone
• Connexion
• Accès

Actions disponibles à partir des listes d'utilisateurs :

• Fermer le compte : met la date d'aujourd'hui en date de fermeture du compte
• Supprimer : après confirmation, efface le compte avec toutes les informations associées (connexions, lectures des pages, réponses aux exercices)

Si la configuration du serveur en indique les chemins, il est possible de générer automatiquement un site de formation (pour les étudiants et pour les tuteurs) et un site public à partir de la contribution XPAGES correspondante dans WebJaxe. Les deux sites peuvent être créés indépendamment.

Si un site existe déjà, son dossier sera renommé avec le suffixe "old". Il faut l'effacer à la main si l'on ne veut pas le conserver.

Pour rappel, il existe les différences suivantes entre les sites :

• Le site public n'affiche pas les solutions des exercices d'évaluation. Contrairement au site étudiant et au site tuteur, aucun outil dynamique n'est disponible (forum et chat, recherche).
• Le site pour les étudiants comprend des formulaires dans les exercices d'évaluation pour permettre aux étudiants d'envoyer des réponses aux exercices avec l'éditeur de réponses. Certains outils sont disponibles mais il faut faire les liens depuis la page d'accueil du site (recherche, forum, chat, réponses aux exercices, lien vers la dernière page visitée).
• Le site pour les tuteurs affiche les solutions des exercices d'évaluation. Comme pour le site des étudiants, certains outils sont disponibles mais il faut ajouter les liens sur la page d'accueil (recherche, forum, chat, lectures des étudiants, réponses aux exercices).

Un problème pour les liens vers les outils est que la même page d'accueil est générée pour les étudiants et les tuteurs. En pratique on crée souvent les pages d'accueil à la main et on remplace les fichiers index.html à la main après la génération des sites.